Tillgängliga dokument

Ange alltid titel, författare och språk på dokumentet. Det gör du genom att:

• Gå till fliken arkiv, till höger under Egenskaper finns fält för titel och författare
• Titeln ska tydligt och kortfattat beskriva vad dokumentet handlar om

Alla rubriker ska vara rätt formaterade. Det gör du genom att:

• Alltid använda formatmallarna
• Börja med rubriknivå 1 och inte hoppa över rubriknivåer
• I Word finns det Rubrikmallar som Rubrik 1, Rubrik 2 och så vidare. Första rubriken ska alltid ha Rubrik 1, och eventuella underrubriker ska sedan vara en nivå under. Rubrik 3 kan därför aldrig komma direkt under Rubrik 1, utan det måste följa nivåerna. Fetmarkera aldrig texten istället för att använda rubrikformateringen.

Alla bilder ska ha en alternativtext. Texten ska vara enkel, kortfattad och tydlig och tillföra användaren samma innehåll som bilden gör för den som ser den. Vanligtvis behövs inte mer än några ord, men ibland kan en kort mening eller två vara lämpliga.

Lägg till alternativtext genom att:

• Högerklicka på bilden och välj Formatera bildobjekt - Layout och egenskaper - Alternativtext.
• Om du arbetar i word på en Mac - högerklicka på bilden och välj Redigera alternativtext. Här kan du även välja att markera en bild som dekorativ om den inte är informationsbärande för innehållet.
• Skriv en kortfattad beskrivning av vad bilden föreställer.
• Undvik bilder med text i. Använd annars bildtext för att förklara innehållet.
• Vid komplexa bilder där en alternativtext inte räcker till, till exempel vid diagram eller en karta, bör det finns en alternativ förklaring någon annanstans. Förklaringen ska helst finnas inom sidans sammanhang, till exempel i en intilliggande datatabell.

En artefakt är innehåll i dokumentet som en skärmläsare ska ignorera. Det kan vara bilder som är dekorativa men även färgplattor och grafiska element.

Använder du Word för Mac så högerklicka på objektet och välj redigera alternativtext. Klicka i rutan Markera som dekorativt istället för att skriva in en alternativtext. 

Använd alltid listverktyget i Word för att göra listor. Det går att välja på punktlista, numrerad lista samt flernivålista.

Alla länkar i dokumentet ska vara hyperlänkar, det vill säga gå att klicka på. Länken ska vara tydlig och informativ, skriv aldrig ”läs mer” eller ”klicka här”.
En bra grundregel är att tänka att länken ska kunna lyftas ur sitt sammanhang och att det ändå ska gå att förstå vart länken leder.

Undvik spalter eftersom det kan upplevas som svårare att läsa. Behöver det användas så använd spaltverktyget under Sidlayout.

Vid långa dokument ska du använda innehållsförteckning. Använd verktyget för innehållsförteckning. Kontrollera att du satt rubriknivåerna rätt.

Spara dokumentet som en PDF-fil. Det gör du genom att:

• Gå till fliken Arkiv och välj Spara som och sedan filformatet PDF.
• Klicka sedan på Alternativ och se till att rutorna Skapa bokmärken, Dokumentegenskaper och Visa taggar för dokumentstruktur är ikryssade.
• Filnamnet ska motsvara eller till stor del likna titeln.

• Om du ska ha avstånd mellan stycken använd radavstånd under format. Gör inte extra radbrytningar för att få mer avstånd. Det påverkar läsbarheten för ett hjälpmedel som läser all information du har lagt in i dokumentet.
• Vill du att nästa stycke ska starta på en ny sida ska du använda sidbrytning, inte extra radbrytningar, för att komma dit. Av samma anledning som första punkten. 
• Hjälpmedel läser inte upp information i sidhuvud och sidfot. Ha inte viktig information enbart i sidhuvud/sidfot.
• Tänk på innehållet och anpassa det efter målgrupp. Är språket lätt att förstå? Undvik långa meningar och långa stycken. Använd inte förkortningar utan skriv ut hela orden.